Politique de confidentialité

Politique de confidentialité de VIEDOC

Notre politique de confidentialité décrit la façon dont vous avez la possibilité de faire des choix concernant vos renseignements personnels transmis ainsi que les mesures que nous avons mises en place pour assurer la sécurité de vos renseignements personnels.

Cette politique de confidentialité s’applique à la fois aux sites Web et aux plateformes de type Software as a Service (Saas), qui sont proposés par la VIEDOC, société dont le siège se situe au 2 rue Hélène Boucher, 78280 GUYANCOURT France, SIREN : 478 717 226 RCS Versailles, 01 39 83 85 37, info@viedoc.biz

  1. Définitions

« Plateforme » : désigne toute plateforme de veille en SaaS telle que développée et proposée par VIEDOC et qui est mise à disposition du Titulaire de licence dans le cadre d’un contrat de licence ou d’une période d’essai. Les plateformes de veille concernées sont :

  • RSS Sourcing
  • RSS Monitoring
  • RSS Intelligence

« Site Internet » : désigne chaque site Internet suivants :

« Titulaire de licence » : désigne toute personne physique ou morale qui obtient de VIEDOC une licence d’utilisation d’une Plateforme dans les conditions prévues par un contrat de licence ou d’une période d’essai.

« Utilisateur final » : désigne toute personne physique qui utilise une Plateforme directement via le Titulaire de licence.

« Sujet de Données » : désigne le Titulaire de licence, l’Utilisateur Final et toute personne physique qui visite le Site Web et communique des données personnelles à VIEDOC.

  1. Objet de la politique de confidentialité

Les données personnelles communiquées par toute personne concernée nous permettent de l’identifier en tant que personne physique. La personne concernée est identifiable dès lors qu’il est possible de créer un lien direct ou indirect entre une ou plusieurs informations et la personne concernée en tant que personne physique.

Nous n’utilisons et ne traitons les données personnelles que conformément au Règlement sur la Protection des Données Personnelles (RGPD) et à toute législation de remplacement, ou à tout règlement similaire en vertu de toute loi applicable, et à toute exigence réglementaire ou code de pratique régissant l’utilisation, le stockage ou la transmission des données personnelles. Dans la présente déclaration de confidentialité, toute référence au « RGPD » renvoie au règlement du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données.

Par le biais de cette politique de confidentialité, toute personne concernée est informée des activités de traitement que VIEDOC est susceptible d’effectuer avec ses données personnelles. VIEDOC se réserve le droit de modifier cette politique de confidentialité à n’importe quel moment. Tout changement substantiel sera clairement communiqué à nos clients. Nous conseillons toutefois aux Sujets de Données de consulter régulièrement notre politique de confidentialité.

  1. Responsabilités en matière de traitement des données personnelles

    1. Sur les sites Web

Lorsque vous visitez et utilisez nos sites Web, vous pouvez fournir des données personnelles, consciemment ou inconsciemment, telles que vos coordonnées (via notre formulaire de contact) et vos informations de navigation (au moyen de cookies). VIEDOC est responsable du traitement de ces données personnelles puisque VIEDOC décide quelles données personnelles sont collectées ainsi que les finalités et les moyens du traitement.

    1. Sur les plateformes

Les utilisateurs finaux qui utilisent la plate-forme par l’intermédiaire du titulaire de licence peuvent créer un profil d’utilisateur, télécharger et partager des informations sur la plate-forme. Les données personnelles des Utilisateurs finaux sont stockées sur nos serveurs mais nous n’avons aucun contrôle sur leur collecte et leur gestion. Nous traitons les données personnelles des Utilisateurs finaux pour le compte du Titulaire de licence et conformément à nos accords en la matière. Nous n’utilisons les données personnelles des Utilisateurs finaux que dans la mesure où cela est nécessaire pour fournir et améliorer notre plateforme et les services associés. Il est donc conseillé aux Utilisateurs finaux de consulter notre politique de confidentialité.

Lorsqu’ils utilisent la plateforme, les Utilisateurs finaux peuvent publier et partager des contenus externes ou intégrés sur la plateforme. Ces contenus sont hébergés par un tiers. VIEDOC ne contrôle pas quelles données personnelles sont collectées par le tiers et ce qu’il en fera. Les contenus externes ou intégrés ne sont donc pas couverts par cette politique de confidentialité.

    1. Sous-traitants

À tout moment, VIEDOC est libre de faire appel à des sous-traitants qui traiteront vos données personnelles à notre demande et en notre nom. Nos sous-traitants sont tenus d’assurer la sécurité et la confidentialité de vos données personnelles et agiront toujours selon nos instructions documentées. Nous restons votre interlocuteur à tout moment. Plus précisément, nous comptons sur des entreprises tierces pour l’hébergement, les statistiques, le marketing et la communication.

  1. Bases juridiques du traitement des données

Conformément au RGPD, VIEDOC traite les données personnelles des Sujets de données pour les raisons juridiques suivantes :

  • Sur la base de l’exécution du contrat conclu avec le Titulaire de licence ou de l’exécution de mesures précontractuelles prises à sa demande ;
  • Sur la base du respect des dispositions légales ou réglementaires en matière de gestion de la relation contractuelle, notamment de facturation ;
  • Sur la base de notre intérêt légitime à fournir des informations, à envoyer des bulletins d’information et à produire des statistiques sur le trafic des sites et des plateformes ;
  • Sur la base du consentement à l’envoi d’offres marketing personnalisées et de publicités (marketing direct).
  1. Nature des données personnelles traitées

VIEDOC s’engage à ne collecter et traiter que des données personnelles adéquates et pertinentes. Nous limitons la collecte de données personnelles à ce qui est strictement nécessaire aux fins pour lesquelles les données sont traitées. Les catégories suivantes de données personnelles sont traitées par VIEDOC :

  • Renseignements personnels ;
  • Renseignements sur la navigation.
    1. Renseignements personnels

Les renseignements personnels font référence à toute information qui vous identifie personnellement, comme votre nom, prénom, adresse, nom de la compagnie, détails de connexion, numéro de téléphone et adresse courriel et autres renseignements sur vous et votre entreprise. Les renseignements personnels peuvent également comprendre des renseignements financiers, comme les coordonnées bancaires, les factures et les paiements. En fonction de l’utilisation spécifique de la Plateforme par le Titulaire de licence, nous pouvons collecter des données personnelles sur les Utilisateurs finaux, telles que leur nom, détails de connexion et numéro de téléphone.

Ces données sont collectées par l’intermédiaire de notre site Web ou de la page de profil de l’utilisateur final sur la Plateforme. La quantité de données personnelles collectées dépend de votre utilisation de nos services.

    1. Renseignements sur la navigation

Nous utilisons des cookies sur notre site Web et notre plateforme. En utilisant des cookies, nous collectons des informations sur votre ordinateur et votre comportement de navigation, telles que votre adresse IP, votre emplacement géographique, votre type de navigateur, l’heure et la durée de votre visite et les pages consultées. Pour plus d’informations concernant les cookies, nous vous invitons à consulter notre « Politique sur les cookies ».

  1. Finalités de l’utilisations des données personnelles

Le traitement de vos données personnelles est indispensable à la mise à disposition du Site, de la Plateforme et de nos services associés. VIEDOC s’engage à ne traiter vos données personnelles qu’aux fins suivantes :

  • A des fins de gestion contractuelle, telles que l’administration, la gestion des commandes, la facturation, la vérification de la solvabilité, le support et le suivi des réclamations ;
  • Fournir aux Sujets de données une expérience d’utilisation sécurisée, optimale et personnelle de notre site Web et de notre Plateforme ;
  • À des fins statistiques ;
  • Pour vous envoyer des informations que nous pensons susceptibles de vous intéresser, telles que nos bulletins d’information ;
  • Pour vous envoyer de la publicité personnalisée si vous y avez expressément consenti ;
  • Pour authentifier et identifier les utilisateurs finaux sur la Plateforme ;
  • Pour informer les Utilisateurs finaux des activités sur leur contenu sur la Plateforme ;
  • Pour envoyer des résumés d’activités périodiques aux utilisateurs finaux sur la Plateforme.
  1. Destinataires de données personnelles

Vos données personnelles sont traitées pour un usage interne au sein de VIEDOC. Vos données personnelles ne seront ni vendues, ni transmises, ni communiquées à des tiers autres que nos sous-traitants, sauf dans le cas où vous nous auriez donné votre consentement explicite préalable. Veuillez noter que vos données personnelles sur la Plateforme sont visibles pour tous les autres utilisateurs finaux de la Plateforme et pour le Titulaire de licence.

  1. Temps de conservation des données personnelles ?

Vos données personnelles sont conservées aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs légitimes énoncés au paragraphe 5. Elles seront effacées de notre base de données dès qu’elles ne seront plus nécessaires à la poursuite de ces objectifs ou si la personne concernée exerce valablement son droit à l’effacement.

Plus spécifiquement, les données personnelles de nos prospects sont conservées pendant une période de cinq (5) ans dans notre base de données à partir de leur dernière activité.

En cas de résiliation ou d’expiration du contrat de licence, VIEDOC s’engage à supprimer toutes les données personnelles des Utilisateurs finaux disponibles sur la Plateforme dans un délai de trente (30) jours calendaires.

  1. Droits des usagers des sites web et plateformes de VIEDOC

    1. Garantie d’un traitement légitime et sécurisé de vos données personnelles

Vos données personnelles sont toujours traitées aux fins légitimes définies à l’article 5. Elles sont collectées et traitées de manière appropriée, pertinente et non excessive, et ne sont pas conservées plus longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs visés.

    1. Droit d’accès

Si vous pouvez prouver votre identité, vous avez le droit d’obtenir des informations sur le traitement de vos données. Vous avez le droit de connaître les finalités du traitement, les catégories de données concernées, les catégories de destinataires auxquelles les données sont transmises, les critères utilisés pour déterminer la durée de conservation des données et les droits que vous pouvez exercer sur vos données.

    1. Droit de rectification

Les données personnelles inexactes, incomplètes ou périmées peuvent être rectifiées à tout moment.

    1. Droit à l’effacement (ou « droit à l’oubli »)

Vous avez également le droit d’obtenir l’effacement de vos données personnelles dans les cas suivants :

  • Vos données personnelles ne sont plus nécessaires aux fins prévues ;
  • Vous retirez votre consentement au traitement et il n’y a aucun autre motif légal pour le traitement ;
  • Vous avez valablement exercé votre droit d’opposition ;
  • Vos données ont été traitées illégalement ;
  • Vos données doivent être effacées pour respecter une obligation légale.
    1. Droit à la limitation du traitement

Dans certains cas, vous avez le droit de demander la limitation du traitement de vos données personnelles, notamment en cas de litige quant à l’exactitude des données, si les données sont nécessaires dans le cadre d’une procédure judiciaire ou le temps nécessaire à VIEDOC pour vérifier que vous pouvez valablement exercer votre droit à l’effacement.

    1. Droit d’opposition

Vous avez le droit de vous opposer à tout moment au traitement de vos données personnelles à des fins de profilage et d’information. VIEDOC cessera de traiter vos données personnelles à moins que notre société puisse démontrer qu’il existe des raisons impérieuses et légitimes pour le traitement qui prévalent sur votre droit d’opposition. Si vous avez exercé valablement votre droit d’opposition, vous pouvez demander à VIEDOC de supprimer vos données personnelles.

    1. Droit à la transférabilité des données

En tant qu’utilisateur final, vous avez le droit d’obtenir toutes les données personnelles que vous nous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. A votre demande, ces données peuvent être transmises à un autre fournisseur, sauf impossibilité technique.

    1. Droit de retirer votre consentement

Vous pouvez à tout moment retirer votre consentement au traitement de vos données personnelles, par exemple à des fins de marketing direct.

  1. Exercer ses droits

Sur la Plateforme, les utilisateurs finaux peuvent accéder directement à leurs données personnelles ou modifier leurs données personnelles via leur page de profil. Ils peuvent également limiter le traitement de leurs données personnelles en définissant leurs préférences. Pour toute autre question ou demande relative à la protection de la vie privée, l’Utilisateur final doit envoyer une demande écrite et une preuve d’identité par courrier recommandé à 2 rue Hélène Boucher, 78280 GUYANCOURT (France), ou par e-mail à info@viedoc.biz. Nous vous répondrons dès que possible, et au plus tard un (1) mois après réception de la demande.